Minden, amit a virtuális asszisztensek munkájáról tudni érdemes!

Mit csinál egy virtuális asszisztens? Egyáltalán hogyan lehet virtuális egy munkatárs? Mitől olyan népszerű a virtuális asszisztensi állás? Ebben a blogcikkben mindenről szót ejtünk!

 

Mi a virtuális asszisztens munkája?

Egy virtuális asszisztensnek mindenhez kell némileg értenie. Némileg, hiszen nem ő lesz a marketinges, vagy a kereskedelmi vezető, vagy a grafikus, viszont mindenkinek a keze alá tud dolgozni, szakértelemmel.

Ebből is látszik, hogy fő feladata a tehermentesítés: egy cég vezetőinek válláról leveszi az olyan munkákat, melyek nem a döntéshozatalról szólnak, ezzel hatékonnyá teszi a cégvezetés munkáját. Ezt minél több területen képes elvégezni, annál értékesebb a munkája.

Mi az asszisztencia jelentése?

Az asszisztencia szó definíciója: „Közreműködő segítség egy feladat, munka elvégzéséhez”. A virtuális asszisztenciánál ez pontosan így van, hiszen folyamatos vagy projekt segítést jelent, ezáltal cégek előrehaladását segítve elő. Egyre népszerűbb és keresettebb a virtuális asszisztensi munka, hiszen otthonról – vagy a világ bármely pontjáról – végezhető, jól fizető álláslehetőségről van szó.

 

Miért van szükség virtuális asszisztensekre?

Egy virtuális asszisztens minden időszakban jól jön egy cég életében. A legfontosabb mégis az induláskor, hiszen olyankor van a legtöbb feladat, sokszor azt sem tudják, hogy mibe kapjanak a cégalapítók. Ez különösen igaz az olyan kicsi vállalkozásoknál, ahol 1-2 ember dolgozik, hiszen a napi termelés mellett rengeteg adminisztrációs és egyéb feladatot kell elvégezni, nem könnyű egy kezdő vállalkozásnak mindenre mindig odafigyelnie, és ez igazán nagy teher tud lenni. Ilyenkor igazán nagy kincs egy precíz és megbízható virtuális asszisztens, aki rengeteg időt és fáradtságot spórolhat meg a cég számára.

Aztán a későbbiekben, amikor már igazán stabil egy cég, és elindul a fejlődés útján, akkor is szintén hatalmas segítség egy virtuális asszisztens, hiszen az idő megspórolása, a tehermentesítés akkor is nagyon fontos, amikor egy cég újabb feladatokra koncentrál.

Ezzel együtt még mindig nem eléggé elterjedt a virtuális asszisztencia, mert sokan nem is tudják, mit takar ez a munka, mi az, amit oda lehet adni feladatként úgy, hogy szinte alig találkoznak. Pedig ez a jövő. Ki kell alakulnia a bizalomnak, át kell tudni gondolni, hogy mi az, ami terhet ró a cégre, és jó lenne, ha valaki megoldaná komplikációk nélkül. Legyen ez személyi asszisztensi feladat vagy céges. Pl. egy kezdő vállalkozásnál azt sem könnyű összeegyeztetni, hogy a termelés is folyjon, közben a vállalkozó eljusson a könyvelőhöz, jogászhoz, ügyfélhez, csomagot feladni, stb.

 

Miért jó egy cégnek, ha virtuális asszisztenssel dolgozik együtt?

Egy virtuális asszisztens mindig plusz embert jelent a cég életében, egy igazi Jolly Jokert, aki sok mindenben tud segíteni, az általános feladatain kívül is. Például jöhet egy olyan hirtelen projekt, aminek keretében projekt asszisztensi feladatokkal is meg lehet bízni, amivel szintén nagy segítséget és tehermentesítést jelent a cégnek.

Nagyon sokszor látni, hogy egy kisebb cég vagy egyéni vállalkozó pont csak a saját termékének előállításával nem tud foglalkozni, mert egészen egyszerűen belefullad az adminisztrációba és az üzleti feladatokba. Ezt nagyban fokozza, ha még nem is ért hozzá, de mégis meg kell valahogy oldania. Így nem lehet egy vállalkozást felszínen tartani, pláne nem fejleszteni, és az elsők közé törni. Ha folyamatos elakadás van, az mindenképp a vállalkozás rovására megy. Ezért lehet egy virtuális asszisztens alkalmazása a lehető legjobb megoldás.

Mivel a virtuális asszisztens vállalkozóként dolgozik, ezért rengeteg időt, munkát és pénzt spórol a cégnek:

• nincs munkaviszony, így a munkaadói járulékok nem terhelik a céget,
• nem kell eszközt, szoftvert és irodahelyiséget biztosítani, mivel a saját otthonában, a saját eszközeit használja,
• nincs bérszámfejtés, szabadságolási és helyettesítési gond.

Mit nyersz, ha cégvezetőként alkalmazni kezdesz egy virtuális asszisztenst?

Elsősorban sokkal több időt, hiszen nem kell a háttérfeladatokkal foglalkoznod. És a nyugalmat, ami megfizethetetlen. Végre arra koncentrálhatsz, ami miatt létrehoztad a vállalkozásodat, amit szeretsz benne.

Milyen feladatai vannak a virtuális asszisztensnek?

Mivel a gazdaság bármely szegmensében elhelyezkedhet, ezért a munkája is nagyon szerteágazó lehet. Emiatt minden megállapodás kérdése. Nagy előny, hogy az eredeti végzettségedet, tudásodat pluszban tudod adni az asszisztensi feladatok mellé, ezáltal még olyan speciálisabb feladatokra is képes leszel, mely eredetileg nem tartozik a virtuális asszisztensi munkakörhöz, és előnyt jelent más asszisztensekkel szemben.

Lesznek olyan feladatok, melyek a cég profiljához kapcsolódó feladatok, munkák, és lesznek a klasszikus asszisztensi feladatok, melyek a személyi asszisztenciáról szólnak. De ne felejtsük el, hogy a virtuális asszisztens nem a vállalkozó, a cégvezetők vagy középvezetők helyett, hanem velük együtt, és a kezük alá dolgozik.

 

Klasszikus asszisztensi feladatok

Ezek tipikusan olyan feladatok, melyeket egy személyi asszisztens szokott elvégezni, személyes jelenléttel egy cégnél. Például:

• szervezési feladatok: megbeszélések, üzleti ebéd, utazás, határidők, foglalások;
• adminisztrációs feladatok: e-mailek, telefonok, üzenetek kezelése.

 

Speciális feladatok, a már felsorolt klasszikusokon túl

Ezek már azok a feladatok, ami nem a személyi asszisztens kategóriába sorolandók, és érdemes például online tanfolyam keretében is bővíteni az ismereteidet. Például:

• marketing-jellegű feladatok:
  • közösségi médiában való megjelenés, moderálás, posztolás
  • piackutatás
  • adatgyűjtés
  • blog íráshoz segédanyagok gyűjtése
• grafikai jellegű feladatok:
  • bannerképek készítése
  • közösségi média megjelenéshez egyszerű grafika készítése
• IT jellegű feladatok:
  • weboldal karbantartása aktualitásokkal való feltöltéssel
  • webáruház termékkínálat módosítása
• adminisztratív feladatok:
  • adatbázisok, dokumentumok, előadások, kérdőívek, elszámolások és kimutatások készítése és kezelése
  • gépelés
  • jegyzőkönyvezés
  • árajánlat készítés
  • álláshirdetés elkészítése, pályázók tájékoztatása
  • postázás
• vevőszolgálati feladatok
  • panaszkezeléshez információ gyűjtés
  • virtuális recepciós
• pénzügyi feladatok
  • számlázás
• kapcsolattartási feladatok
  • könyvelővel
  • ügyfelekkel
  • hivatalokkal
  • más munkatársakkal
  • alkalmazottakkal
• szervezési feladatok:
  • rendezvények, események megszervezése

Ezeken kívül még nagyon sok feladat lehetséges, de az is megállapodás kérdése, hogy mi az, amire vállalkozol, amire képes vagy. És mi az, amit nem tudsz vállalni tudás vagy idő híján, vagy mert egészen egyszerűen az már nem virtuális asszisztensi kompetencia. Sok esetben olyan munkákat is szeretnének a megbízók elvégeztetni, ami teljes embert igénylő feladat, azaz már nem aládolgozás például a marketing vezetőnek, hanem az ő munkájának egy nagy szelete, és már nem a virtuális asszisztensi feladatkör. Erre érdemes nagyon odafigyelni, és előre megállapodni mindenben.

Munkalehetőség

Sok cég nem akar vagy egyszerűen nem tud állandó személyes jelenléttel, adminisztrációs munkára kollégát foglalkoztatni, viszont ilyen jellegű feladat minden cég életében van bőven. Ilyenkor jön szóba virtuális asszisztens, aki tehermentesíti a céget az adminisztratív és egyéb feladatok alól. Ezzel a cég nem csak időt, de pénzt is spórol, hiszen pl. nem kell irodahelyiséget biztosítania számodra, sem eszközöket. Hiszen otthonról és a saját eszközeiddel dolgozol.

Mivel nem kell személyesen jelen lenned, ezért a munkaidődet te magad fogod tudni beosztani. Azzal, hogy nem vagy személyesen bent egy irodában, időt spórolsz, hiszen nincs utazási időd. Ezért vállalhatsz több cégnél is ilyen jellegű munkát, amennyiben a normális időkeretbe belefér. Ne feledd, hogy ez a munka precizitást igényel. Nem kapkodhatsz azért, mert már rég a másik cégnek kellene dolgoznod, ezért jól gondold át, hogy mennyi fér bele egy-egy munkanapba, hétbe, hónapba. Meg kell tanulnod jól beosztani az idődet, felmérve, hogy az adott cég, adott feladatai adott időszakban mennyi munkaórát igényelnek. Ennek megfelelően kell a megbízást megtárgyalnod és elvállalnod.

Nagy előnyt jelent, ha már van munkatapasztalatod adminisztratív területen. Egyszerűen csak áttérsz az online világba, felhasználva a megszerzett tudást és tapasztalatot. Kialakítod a saját vállalkozásodat, beosztod az idődet, megszabod az áraidat. Ugye milyen jól hangzik? És nem is olyan nehéz!

 

Milyen munkákat vállalj el?

Ahhoz képest, hogy mennyi minden belefér ebbe a munkakörbe, igazából semmilyen előképzettség nem szükséges. A legjobb, hogy bármilyen eredeti végzettséggel, tapasztalattal belevághatsz. Ráadásul ezt szépen bele tudod építeni az általad elvállalt munkákba, szolgáltatási területbe. Persze hatalmas előny, ha van az adminisztrációban tapasztalatod, de ha nincs is, könnyedén meg fogod tanulni a virtuális asszisztens képzésen, amire ehhez a munkakörhöz szükséged lesz.

Csak olyan munkát vállalj el, amihez értesz és szívesen csinálod. Ha már egyszer vállalkozó lettél, akkor legyen öröm és minőségi a munka. Olyannal ne foglalkozz, amitől rosszul érzed magad, vagy egyszerűen nem értesz hozzá.

Érdekesség, hogy ahogy kezd terjedni a virtuális asszisztensi munka, úgy kezd kicsit specializálódni is. Egyre többféle virtuális asszisztensi szakma kezd kialakulni. Lássunk néhány példát:

• általános irodai virtuális asszisztens
• szövegíró virtuális asszisztens
• keresőoptimalizálás (SEO) és online marketing virtuális asszisztens
• közösségi média virtuális asszisztens
• webfejlesztő virtuális asszisztens
• e-kereskedelmi virtuális asszisztens
• ügyfélszolgálati virtuális asszisztens

Milyen kompetenciákra van szükséged, ha virtuális asszisztens szeretnél lenni?

A legfontosabbak a megbízhatóság és a precizitás. Persze fontos, hogy az online világ ne legyen számodra idegen, és képes legyél a jó időbeosztásra. Hiszen nemcsak a saját határidőidre kell figyelned, hanem a cégére is, akinek dolgozol. Felelősséggel és pontosan kell végezned a munkádat, csak így fogsz tudni folyamatosan ügyfeleket szerezni és megtartani.

Azt se felejtsd el, hogy a saját brand-ed építését te is kiszervezheted. Hiszen virtuális asszisztensként nem vagy marketinges. Ugyan vannak marketing jellegű feladataid, amit akár online marketing tanfolyamon is elsajátíthatsz, de a márkaépítés még a saját esetedben sem feltétlenül a te dolgod. Nem attól leszel a munka hőse, ha mindent meg akarsz oldani egy személyben. Van, ami nem a te feladatod.

Mire van szükséged, ha virtuális asszisztens szeretnél lenni?

Ahogy azt korábban megbeszéltük, nincs szükség extra előképzettségre, de érdemes a virtuális asszisztens képzést elvégezni, hiszen itt minden szóba kerül, amire a jövőben szükséged lesz. Nem lesz olyan pont, ami miatt felsülnél.

Vágj bele!

Ma már szinte mindenki rendelkezik valamilyen eszközzel, amivel már el lehet indítani a virtuális asszisztensi vállalkozást. Egy laptop, egy okostelefon, egy nyomtató, a tudásod, megfelelő stílusú kommunikáció, a szolgáltatási köröd és áraid meghatározása, és máris belevághatsz a munkába, akár a világ bármely pontjáról!

Forrás: gannt.hu; minner.hu; profession.hu

Képek: Unsplash