IT projektmenedzser képzés – Fontosak az alapok!
De mivel is foglalkozik egy IT projektmenedzser a mindennapokban? Ahhoz, hogy eldönthesd valóban neked való-e szakma, érdemes tisztában lenni az alapokkal. Milyen készségekkel rendelkezik egy projektmenedzser? Szükséges -e az előzetes tapasztalat? Milyen feladatok várnak majd rád egy projektben? Egyáltalán mit jelent az, hogy projekt? Ha teljesen kezdő vagy, akkor itt az ideje, hogy tisztában legyél a legfontosabb kérdésekkel és válaszokkal.
Mi az a projekt?
A projekt – a Wikipédia szerint – egy egyszeri vállalkozás, melynek célja, hogy valamilyen egyedi terméket, vagy szolgáltatást, tehát bármilyen végterméket hozzon létre. A projekt, amint látjuk, nem a hétköznapi feladatok része, sokkal inkább egy kiemelt vállalati munkaprogram, amelynek van kezdete és vége. Ez lehet egy új szervezeti IT hálózat létrehozása, vagy éppen egy új szoftver fejlesztése. Ezen projektek mögött gyakran van egy megbízó, egy külsős ügyfél, és a projekt rendelkezik egy határozott végcéllal, amit a projektben résztvevők szem előtt tartanak.
Mi a projektmanagement?
A projektmenedzsment célja tehát biztosítani a kitűzött célok elérését azzal, hogy vezeti, koordinálja, és irányítja a projekt csapatot. Ütemezi a feladatokat és ellátja a projektben résztvevőket a szükséges információkkal. A projektmenedzser általában a végső célra összepontosít a projektek során és motiválja a csapatot. Elengedhetetlen számára, hogy a csapat tagjai a képességeiknek és tapasztalataiknak megfelelő feladatot lássák el. Elkészíti a projekt ütemtervét, sok esetben kezeli a felmerülő konfliktusokat, problémákat.
Mi a projektmenedzser szerepe mindebben?
A Project Management Institute 2016-os felmérése alapján, azon projektek melyeket projektmenedzser felügyel és egy adott metódus alapján futnak le, közel 300% százalékkal sikeresebb, mint a módszertan nélküli társai. Ez egyértelműen jelzi, hogy azok a projektek melyeket egy adott metódus szerint vezetnek és egy kihelyezett projektmenedzser felügyeli nagyobb valószínűséggel tartják be a pénzügyi és időbeli keretet és érnek célt.
Különböző szerepek egy projektben
Nézzük, hogyan alakulnak a különböző szerepek egy projekten belül. Természetesen az egyes közreműködők száma a projektek és szervezet szerint változhat. Egy adott projektet tehát emberek különböző csoportja végzi el, ezek a munkák pedig egymást segítik és egymásra épülnek.
Projekt szponzor
A legtöbb projekt megvalósításánál jelen van a szükséges szakmai tapasztalattal rendelkező projekt szponzor, akinek a segítségével projekt létrejön. Ők azok a személyek, akik nagyobb hatalommal vagy befolyással rendelkeznek a szervezeten belül. A szponzor nem folyik bele a napi feladatokra, viszont rendszeres tájékoztatást kap a projekt menetéről.
Projektmenedzser
A projektmenedzser minden lehetséges információ forrása. Nála különösen fontos, hogy minden egyes projektben a résztvevővel napi kapcsolatot ápoljon, legyen az designer, fejlesztő vagy szoftvertesztelő. Együttműködik a szponzorral a projekt során, ügyel arra, hogy mindenki a megfelelő feladatok lássa el és ütemterv szerint haladjon, mindezt a költségvetési terv betartásával. Ez azt kívánja, hogy magadtól is értsd az IT feladatokat. De ne izgulj, nem kell mindent betéve tudnod a legapróbb technikai részletekig. A projektmenedzser feladataihoz tartozik az ügyfél igényeinek felmérése is.
A csapat tagjai
A csapat tagjai felelősek a gyakorlati feladatok elvégzéséért. A csapat dolgozhat együtt vagy külön – külön, nagyobb projekt esetén alvállalkozók is bedolgozhatnak a projekt alatt. Szerepek és felelősségek projektenként változhatnak. A projekt részvevőinek nélkülözhetetlen, hogy egyensúlyt teremtsenek a projekten belüli és azon kívüli munkájukban.
Miért van szükség IT projektmenedzserre?
Az tehát világos lehet számunkra, hogy projektmenedzsment nélkül hamar eluralkodhat a káosz, szervezeten belül. A COVID helyzet és a világgazdaság folyamatos változása rákényszerítette a kisebb és nagyobb vállalatokat arra, hogy rövidebb idő alatt jelentősebb eredményeket érjenek el és nagyobb legyen az alkalmazkodóképességük. A projektmenedzsment csökkenti a piacra kerülési időt, optimalizálja és felgyorsítja folyamatokat. A szervezetek egyre inkább az új technológiákra támaszkodnak, ezek bevezetését pedig projekteken keresztül oldják meg.
Miért lényeges a hatékony projektmenedzsment?
Ez egy olyan kérdés, amit gyakran hallhatunk ügyfelektől, sőt gyakran felmerülhet opcióként, hogy a csapatnak egyszerűen kiadják a feladatot, amit rájuk bíznak, hiszen ez költséghatékonyabbnak tűnik első pillantásra. Az igazság azonban az, hogy a projektek futtatása projektmenedzser nélkül, hamis gazdagság. De mi tartja össze a projektet projektmenedzser nélkül? A kérdés jogos. Egy kiváló projektmenedzsment sokkal többet jelent, mint egy adott projekt vasháromszögének betartása, ami a következő: költségvetés, határidő, és a projekt hatókörének betartása.
Stratégiai összehangolás
Minden ügyfélnek vannak stratégiai céljai, és az általunk végzett projektek ezeket a projekteket szolgálják. A projektmenedzsment azért elengedhetetlen, mert a PM feladatai közé tartozik, hogy gondoskodjon a projekt tervezésének megfelelő pontosságáról és arról, hogy a projekt illeszkedjen az ügyfél terveinek tágabb kontextusába. A jó projektmenedzsment emellett biztosítja, hogy a projektek céljai szorosan illeszkedjenek a vállalkozás stratégiai céljaihoz. Természetesen idővel felmerülhetnek változások vagy akár az üzleti stratégia is más irányba fordulhat, ami a projekt átalakításához, módosításához vezethet, ez különösen igaz az IT szektorra. Egy jó projektmenedzser azonban erre is felkészül. Azok a projektek, amelyek nem alkalmazkodnak az üzleti változásokhoz, feleslegessé és költségessé válhatnak.
Világos fókusz és célok
Ahol a projektmenedzsmentet a csapatra bízzák, ott a csapat módszertan és vezetés nélkül dolgozik. A projektek nem fókuszáltak, nincsenek világos célok, a csapat nem egészen biztos, hogy mit és miért tesz. Projektmenedzserként úgy kell elhelyeznünk magunkat az egészben, hogy tudjuk, kinek mi a feladata, megfelelő információk birtokában vagyunk és elősegítjük ezen feladatok időben való elvégzését. A kisebb feladatokra való felosztás lehetővé teszi a csapatoknak, hogy továbbra is világos célokra összpontosítsanak.
Reális projekttervezés
Megfelelő projektmenedzsment és szilárd projektterv nélkül a költségvetési becslések, vagy éppen a projektek teljesítési ütemezese nem megfelelően becsülhető. Végső soron ez azt jelenti, hogy a projektek vagy túl drágán vagy túl későn (esetleg mindkettő) futnak ki. Hatékony projektmenedzsereknek képesnek kell lenniük ésszerű és elérhető határidők kialakítására, különböző mérföldkövek tárgyalására az érdekelt felek között. Egy jó projektmenedzser képes elemezni és balanszban tartani a rendelkezésre álló erőforrásokat a szükséges idővel, emellett pedig világos határidőkkel dolgozik, ami lehetővé teszi, hogy a csapaton pedig mindenki ésszerű kereteken belül dolgozzon.
IT projektmenedzsment módszertanok
Az IT projektmenedzserek gyakran alkalmaznak különböző módszertanok a feladatok irányítására vonatkoznak. Az informatikai projektek levezénylésére ezeket a módszertanokat alkalmazzák a leggyakrabban.
Agilis módszertan
Az agilis módszertannal ott tudunk sikert aratni, ahol gyorsaság és a rugalmas munkavégzés a prioritás, lényeges a kreativitás, és a gyors szállítás.
Vízesés módszertan
A vízesés módszertanban a folyamatok egymást követik, egy munka csak akkor kezdődhet el, ha a másik már befejeződött, itt lényeges a meghatározott folyamatok és munkaállomások szerepe.
Scrum
A Scrum az átláthatóságra, az ellenőrzésre és az alkalmazkodásra helyezi a hangsúlyt. A Scrum ösztönzi az iteratív haladást, az elszámoltathatóságot és a csapatmunkát. A munka rövid sprintekre oszlik.
Prince2
Sok korai szakaszban történő tervezést foglal magában, ez a keretrendszer különböző hátterű iparági gyakorlatokat foglal magában.
Hagyományos projektmenedzsment
Az alapelveket a PMBOK (Project Management Body of Knowledge) útmutatóból meríti, ami egy projektet három fázisra bont: input, eszközök és technikák, output.
Lean
Az erőforrások szükségtelen pazarlásának csökkentésére és a folyamatok hatékonyságának optimalizálására összpontosít.
Kulcsfontosságú készségek IT projektmenedzserek számára
Nézzük, hogy melyek azok a képességek, melyeket hasznosítani tudjuk egy nap, mint akár nemzetközi projektmenedzser.
Kommunikáció
A projektmenedzserek idejük akár 90%-át a kommunikációval kapcsolatos tevékenységekre fordítják, kezdve a személyes találkozóktól az e-maileken át, a gyors üzenetváltásig. A legfontosabb kommunikációs készségek közé tartozik az aktív hallgatás, a megnyerő előadásmód, és az értő figyelem képessége.
Szervezettség
Rendet teremteni a káoszban, rendezni a dolgokat, és átlátni a feladatokat: ez a projektmenedzser egyik legfontosabb feladata. Mindegy, hogy az erőforrások feltérképezése, vagy egy hiányos projektjavaslat kiegészítése a feladat, egy rátermett PM mindkettőben megállja a helyét. Egy rosszul szervezett project manager tönkreteheti a csapat motivációját, morálját, ezért fontos, hogy szervezett és átgondolt légy.
Rugalmasság
A kudarc az élet része, és ez alól projektek sem kivételek. A kudarctól való félelem gyakran korlátozza a kockázatvállalási és kísérletezési kedvünket. A sikerhez azonban szükség van a kudarcra. A stressz a projektmenedzsment része, a rugalmas gondolkodásmód csökkentheti a stressz és az erős érzelmek negatív hatásait.
Csapatmunka
A csapatok munkára való motiválása, az érzelmek és motivációk olvasása az egyik legfontosabb képesség, amit elsajátíthatsz. A PM-nek rugalmasan és megbízhatóan kell dolgoznia alkalmazottakkal, ügyfelekkel, vagy éppen a beszállítókkal. A közös munka (legyen az online vagy offline) bizonyítottan ösztönzi az innovációt, elősegíti a személyes növekedést, megóvja a dolgozókat a kiégéstől és fejleszti a speciális készségeket, javítja a termelékenységet.
Problémamegoldás
Az összetettebb, felgyorsult világ teljesen más készségeket igényel, mint ezelőtt. Nem elég ha szervezett vagy, az is lényeges, hogy gyorsan és hatékonyan kezelni tudj majd egy problémát.
Hatékony döntéshozatal
A projekteket hatékony döntéshozatal viszi előre. A döntéseket sűrűn akadályozhatja egy – egy vélemény, vagy külső tényező. Projektmenedzserként azonban elsődleges, hogy a projektet tartsd szem előtt és a döntéseket akár konszenzusos alapon képes légy meghozni.
Priorizálás
Projektmenedzserként a munkánk jelentős része azzal telik, hogy meghatározzuk és kommunikáljuk, hogy mások mivel töltik majd az idejüket. De ugyanilyen fontos, hogy tisztában legyünk azzal, hogyan gazdálkodjunk a saját időnkkel. Sajnos sokszor a fontos feladatokat megelőzik a sürgős feladatok, amelyet nekünk kell majd priorizálni. A sikeres projektmenedzserek tisztelik a csapattársaik idejét, és értenek a testbeszéd olvasásához is, ami nélkülözhetetlen ahhoz, hogy a helyes mederben tartsuk a dolgokat.
Miért érdemes IT projektmenedzsernek tanulni?
Ez az online képzés jövőbiztos, nemzetközi és versenyképes szakmát biztosít a hallgató számára, a tanfolyam sikeres elvégzése után. A képzés hamarosan indul, és piacképes gyakorlati és elméleti tudást ad, amivel Magyarországon és külföldön is megállod majd a helyed. A képzés során és a kontaktórás konzultációk alatt oktatónk, aki többéves szakmai tapasztalattal rendelkezik, végigvezet az IT projektmenedzsment legfontosabb lépésein.
